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郵送による依頼
- 本市では、マイナンバーカードを利用して住民票や最新の戸籍謄抄本（全部事項、個人事項証明書）等の各種証明をコンビニエンスストア等に設置されたマルチコピー機で取得できます。
対象となる証明書、利用可能時間等の詳細はコンビニ交付のページをご覧ください。
- 令和６年３月１日より戸籍証明書の広域交付制度が始まりました。本人、配偶者の他、直系親族（両親、祖父母、子、孫など）の戸籍が本籍地以外の自治体窓口で取得できます。
対象となる証明書等、詳細は広域交付のページをご覧ください。
- 郵送による依頼は、申請書発送から証明書の受取りまで２週間程度ですが、書類の不備や郵便事情により確約できません。お急ぎの場合は、往復ともに速達とし、速達分の切手を必ず同封してください。
請求する証明書等について
郵送請求の際に同封するもの
- ●各種申請書
- ●手数料（定額小為替）
- ●返信用封筒（返送先記載のもの）
- ●返信用切手
- ●返送先の住所の確認ができる本人確認書類の写し
- 運転免許証・マイナンバーカード・住所が印字された健康保険証・特別永住者証明書（みなしを含む）・在留カード（みなしを含む）・年金手帳（基礎年金番号通知書）など
- （注意：住所変更があれば、その記載面の写しも必要です。また、個人番号通知書は身分証明ではありません。）
- ※返送先は、申請者の住民登録地に限ります。
- （注意：個人番号や住民票コードの記載の場合は、代理人宛に送ることはできません。委任者の住民登録地に郵送します。）
- ※健康保険証は記号番号にマスキングを施した写しを送付してください。
- ※マイナンバーカードは個人番号の記載されていない表面のコピーのみ送付してください。
- 申請書の様式や記載事項は請求する証明書の種類によって異なりますので、以下の内容を御確認ください。
住民票等に関するもの
住民票、除票、住民票記載事項証明
- 請求することができる方
- （A)本人または本人と同一世帯員の方及びその代理人
- ※除票は原則本人のみ
（B)自己の権利の行使または義務の履行のために必要な方
【申請書上、明らかにする必要がある事項】
(1)権利または義務が発生する原因となった具体的な事実
(2)権利または義務の内容の概要
(3)権利行使または義務履行と住民票の記載事項の利用との具体的な関係
（C)国または地方公共団体の機関に提出する必要がある方
【申請書上、明らかにする必要がある事項】
(1)提出先となる国または地方公共団体の機関の名称
(2)(1)で記載した機関への住民票等の提出を必要とする具体的な理由
（D)その他住民票に記載された事項を利用する正当な理由がある方 - 【申請書上、明らかにする必要がある事項】
(1)具体的な利用目的と提出先
(2)具体的な必要である理由 - 請求の方法
- 便箋等に次の事項を必ず記入して郵送してください。
- ・必要な証明の種類、通数
- ・必要な方の住所、氏名、生年月日
- ・必要範囲（本人のみ、世帯全員等）
- ・本籍、続柄、個人番号、住民票コード、在留資格等の記載の要否
- ・請求理由
- ・請求者の住所、氏名
- ・必要な方との関係
- ・日中連絡の取れる連絡先
※除票に個人番号及び住民票コードの記載はできません。 - ※交付申請書の記載から請求の理由が明らかでない場合には、必要な説明を求めたり、追加の資料を求めることがあります。
- 同封するもの
- 郵便請求の際に同封するものをご確認ください。
- 請求できる方のうち(B)～(D)に該当する方は、疎明資料があれば写しの同封をお願いします。
- 手数料
- １通につき 200円（定額小為替）
※住民票は、マイナンバーカードを取得されている方で、電子証明書（利用者用）が有効期限内の方は、コンビニ等で取得をしていただくことができます。https://www.city.sanyo-onoda.lg.jp/soshiki/11/konbini-kouhu.html
戸籍に関するもの
申請書 戸籍・附票・身分証明書等交付申請書(郵送用) [PDFファイル／292KB]
戸籍謄本（抄本）、戸籍附票の写し
- 請求することができる方
- （A)本人、配偶者、直系の親族及びその代理人
（B)自己の権利の行使または義務の履行のために必要な方
（例：亡くなった兄弟姉妹の相続人となった方が、兄弟姉妹の戸籍謄本を請求する場合等）
【申請書上、明らかにする必要がある事項】
(1)権利または義務が発生する原因となった具体的な事実
(2)権利または義務の内容の概要
(3)権利行使または義務履行と戸籍の記載事項の利用との具体的な関係
（C)国または地方公共団体の機関に提出する必要がある方
（例：乙の兄の甲が、死亡した乙の遺産についての遺産分割調停の申立てを家庭裁判所にする際の添付資料として、乙が記載されている戸籍謄本を家庭裁判所に提出する必要がある場合等）
【申請書上、明らかにする必要がある事項】
(1)提出先となる国または地方公共団体の機関の名称
(2)(1)で記載した機関への戸籍謄本等の提出を必要とする具体的な理由
（D)その他戸籍に記載された事項を利用する正当な理由がある方
（例：成年後見人であった者が、死亡した成年被後見人の遺品を相続人である遺族に渡すため、成年被後見人の戸籍謄本を請求する場合等）
【申請書上、明らかにする必要がある事項】
(1)戸籍の記載事項を利用する具体的な目的
(2)戸籍の記載事項を利用する具体的な方法
(3)戸籍の記載事項を利用する必要があることの具体的な理由 - 請求の方法
- 上記「戸籍・附票・身分証明書等交付申請書(郵送用)」に必要事項を記載し郵送してください。
- ※交付申請書の記載から請求の理由が明らかでない場合には、必要な説明を求めたり、追加の資料を求めることがあります。
- 同封するもの
- 郵便請求の際に同封するものをご確認ください。
- 請求できる方のうち(B)～(D)に該当する方は、疎明資料があれば写しの同封をお願いします。
-
- 手数料
- 戸籍謄本（抄本） １通につき 450円（定額小為替）
戸籍附票の写し １通につき 200円（定額小為替）
※ マイナンバーカードを取得されている方で、電子証明書（利用者用）が有効期限内の方は、コンビニ等で取得をしていただくことができます。https://www.city.sanyo-onoda.lg.jp/soshiki/11/konbini-kouhu.html
除籍謄本、改製原戸籍
- 請求することができる方
- （A)本人、配偶者、直系の親族及びその代理人
（B)自己の権利の行使または義務の履行のために必要な方
（例：亡くなった兄弟姉妹の相続人となった方が、兄弟姉妹の戸籍謄本を請求する場合等）
【申請書上、明らかにする必要がある事項】
(1)権利または義務が発生する原因となった具体的な事実
(2)権利または義務の内容の概要
(3)権利行使または義務履行と戸籍の記載事項の利用との具体的な関係
（C)国または地方公共団体の機関に提出する必要がある方
（例：乙の兄の甲が、死亡した乙の遺産についての遺産分割調停の申立てを家庭裁判所にする際の添付資料として、乙が記載されている戸籍謄本を家庭裁判所に提出する必要がある場合等）
【申請書上、明らかにする必要がある事項】
(1)提出先となる国または地方公共団体の機関の名称
(2)(1)で記載した機関への戸籍謄本等の提出を必要とする具体的な理由
（D)その他戸籍に記載された事項を利用する正当な理由がある方
（例：成年後見人であった者が、死亡した成年被後見人の遺品を相続人である遺族に渡すため、成年被後見人の戸籍謄本を請求する場合等）
【申請書上、明らかにする必要がある事項】
(1)戸籍の記載事項を利用する具体的な目的
(2)戸籍の記載事項を利用する具体的な方法
(3)戸籍の記載事項を利用する必要があることの具体的な理由 - 請求の方法
- 上記「戸籍・附票・身分証明書等交付申請書(郵送用)」に必要事項を記載し郵送してください。
- ※交付申請書の記載から請求の理由が明らかでない場合には、必要な説明を求めたり、追加の資料を求めることがあります。
- 同封するもの
- 郵便請求の際に同封するものをご確認ください。
- 請求できる方のうち(B)～(D)に該当する方は、疎明資料があれば写しの同封をお願いします。
-
- 手数料
- 除籍謄本（抄本） １通につき 750円（定額小為替）
除籍附票の写し １通につき 200円（定額小為替）
注意事項
戸籍の改製について
山陽小野田市では、戸籍と附票を平成19年5月26日付けで改製しています。戸籍については、改製日前に除籍になった方の記載が、また、附票については、改製前の住所の履歴が記載移記されないため、どのような記載の戸籍または附票が必要なのか、戸籍謄本等交付申請書中の備考欄や附票詳細欄に詳しく記入してください。
戸籍の附票の記載内容について
令和4年1月11日から住民基本台帳法の一部改正に伴い、現在戸籍の附票に「生年月日」「性別」が記載されるようになりました。また、すべての附票の「本籍」「筆頭者」（本籍事項という）及び「在外選挙人事項」は原則省略されますので、必要な場合は申請書に記載してください。
委任状
代理人が請求される場合は委任状が必要です。
請求書類の送付先は代理人の現住所になります。
（注意：個人番号や住民票コードの記載の場合は、代理人宛に送ることはできません。委任者の住民登録地に郵送します。）
利害関係人
利害関係人が請求される場合は利害関係を証明するものが必要になります。
直系の親族について
直系の親族とは、親・子のことで兄弟等はあてはまりません。
また、直系の親族であっても、当市の戸籍に記載されている方と請求者の関係が明確に確認できない場合は、関係のわかる戸籍謄本等のコピーの添付が必要です。
身分証明
- 請求できる方
- 本人またはその代理人
- 請求の方法
- 上記「戸籍・附票・身分証明書等交付申請書(郵送用)」に必要事項を記載し郵送してください。
- 同封するもの
- 郵便請求の際に同封するものをご確認ください。
- 手数料
- １通につき 200円（定額小為替）
独身証明
独身証明は、結婚相談所や、結婚情報サービス等をご利用になる際に必要とされる場合があります。この証明は、「本人（申請者）が現在、独身である」ことを証明する書類です。
戸籍に関係のある書類ですので、山陽小野田市以外に本籍がある場合は、本籍地の市区町村にご請求ください。
- 請求できる方
- 本人 （注意：本人以外は交付できません。 委任された代理人・直系の親族でも交付できません。）
- 請求の方法
- 上記「戸籍・附票・身分証明書等交付申請書(郵送用)」に必要事項を記載し郵送してください。
- 同封するもの
- 郵便請求の際に同封するものをご確認ください。
- 手数料
- １通につき 200円（定額小為替）
外国人用届書記載事項証明書
外国籍の方は出生届等の届書記載事項証明書を届出地に請求することができます。
請求することができる方
本人またはその代理人
請求の方法
- 届書記載事項証明書交付請求書 [PDFファイル／66KB]に必要事項を記載し郵送してください。
- 同封するもの
- 郵便請求の際に同封するものをご確認ください。
手数料 １通につき 350円（定額小為替）
出生届受理証明書
- 生まれた方の氏名（本国名）、生年月日、国籍、居住地
- 父母の氏名（本国名）、生年月日、国籍（わかる範囲で）
- 使用目的（具体的に詳しく）と提出先
（例）「○○の帰化手続きのため、△△に提出」など - 請求者の住所と氏名（本国名、通称名どちらでも可）、押印（自署の場合、押印不要）
- 出生届に記載された方と請求者との続柄（兄弟姉妹からの請求の場合、続柄がわかるものを添付してください。
山陽小野田市で確認できるときは省略できる場合があります） - 日中連絡の取れる連絡先（携帯電話、職場でも可）
出生届受理証明書（記載事項証明書）交付請求書 [PDFファイル／80KB]
婚姻届、離婚届受理証明書
- 夫・妻の氏名（本国名）、生年月日、国籍、居住地 婚姻（離婚）年月日（わかる範囲で）
- 使用目的（具体的に詳しく）と提出先
（例）「○○の帰化手続きのため、△△に提出」など。 - 請求者の住所と氏名（本国名、通称名どちらでも可）、押印（自署の場合、押印不要）
- 婚姻届、離婚届に記載された方と請求者との続柄（子からの請求の場合、続柄がわかるものを添付してください。
山陽小野田市で確認できるときは省略できる場合があります。） - 日中連絡の取れる連絡先（携帯電話、職場でも可）
婚姻届受理証明書（記載事項証明書）交付請求書 [PDFファイル／82KB]
離婚届受理証明書（記載事項証明書）交付請求書 [PDFファイル／82KB]
死亡届受理証明書
- 亡くなられた方の氏名（本国名）、生年月日、国籍、居住地
- 死亡年月日（わかる範囲で）
- 使用目的（具体的に詳しく）と提出先
（例）「○○の帰化手続きのため、△△に提出」など。 - 請求者の住所と氏名（本国名、通称名どちらでも可）、押印（自署の場合、押印不要）
- 死亡届に記載された方と請求者との続柄（子からの請求の場合、続柄がわかるものを添付してください。
山陽小野田市で確認できるときは省略できる場合があります。） - 日中連絡の取れる連絡先（携帯電話、職場でも可）
死亡届受理証明書（記載事項証明書）交付請求書 [PDFファイル／80KB
各種保管のない証明書
届書の保管がない場合があります。その場合、保管のない証明書（廃棄証明等）を交付いたします。
国籍・氏名・生年月日は、本人特定上重要な項目のため、必ずご記入ください。
その他の項目については、判明している範囲でご記入ください。
その他証明に関するもの
転出証明書
- マイナンバーカードをお持ちの方は、マイナポータルからオンラインで転出届を提出することができます。
詳しくは、マイナポータルからオンラインで転出届を提出することができますのページをご確認ください。 - 請求できる方
- ・本人
・山陽小野田市に居住時の（旧）世帯主 - 請求の方法
- 転出届（郵送様式） [PDFファイル／169KB]に必要事項を記載し郵送してください。
- 転出届がダウンロードできない場合は、便箋等に次の事項を記載し郵送してください。
・異動日
・届出人氏名 - ・日中連絡の取れる連絡先
・新住所、新世帯主
・旧住所、旧世帯主
・異動者の氏名、生年月日、性別、続柄
- 同封するもの
- 郵便請求の際に同封するものをご確認ください。
手数料 無料
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