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債権管理等で戸籍、住民票等を法人が請求する場合

戸籍、住民票等を法人が請求する場合

平成20年5月1日に改正された戸籍法、住民基本台帳法の施行により、戸籍、住民票などの各種証明書請求時の本人確認が法律で義務付けられ、次のとおり厳格化されました。
 また、平成22年6月1日からは、改正された戸籍法施行規則の施行により、戸籍謄抄本などを請求する際の必要書類のうち、法人登記事項証明、委任状などの請求の権限を確認するための書類は、原則、原本を提出していただいています。
 これらの確認書類原本は、還付請求により返還できますが、当該請求のみに作成された委任状などは返還できませんので、ご協力をお願いします。
 確認書類原本の返還を希望する場合は、その原本及び謄本(原本のコピーに、下記のように原本と相違ない旨を記載したもの)を提出してください。
 原本と謄本とを照合し、確認のうえお返しします。

記載例(法人登記事項証明など)
 この謄本は原本と相違ありません。
 平成○年○月○日 ○○会社 代表取締役 氏名 印 (※記名押印)

記載例(委任状)
この委任状は、原本と相違ありません。
平成○年○月○日 代理人氏名 印(※記名押印)

(1)住民票、戸籍附票等の請求について

   必要書類

                 備考

[1] 請求書

《請求書に記載が必要な事項》
ア 事業所の所在地、会社名、代表者氏名(支店からの請求の場合は支店長の氏名)、社員が請求する場合は所属及び担当者氏名
イ 社印または代表者印
ウ 対象となる方の住所、氏名、生年月日、 附票の場合は、対象となる方の氏名(及び生年月日)、本籍地、筆頭者
エ 請求理由(債権回収による居所確認など)

[2]-1
代表者が来庁する場合

法人の代表者資格を証する書面(法人登記事項証明または代表者事項証明)
※ 法務局に登記されておらず、県や国の機関から認可を受けている団体については、その機関から「認可を受けている旨の証明書」又は「印鑑証明書」等、請求機関の名称、所在地及び代表者名がわかる書類を提出してください。
 

[2]-2
社員等が来庁する場合 
社員証、職員証、在籍証明書または、代表者から窓口に来庁する方への委任状

[3] 窓口に来庁する方の本人確認書類

運転免許証、健康保険証、住民基本台帳カード(写真有)などを提示してください。

[4] 疎明資料

・債務者と貴社との関係がわかる契約書の写しで契約者の自署が確認できるものなど
・相続人調査などのために本籍入りの住民票が必要な場合は、債務者の死亡の記載がある住民票等の写し
※ 債務者と貴社との関係がわかる疎明資料で、契約書ではなく会社で作成した資料等(個人契約内容データベースの画面コピーなど)につきましては、下記のように原本と相違ない旨を記載したものを提出してください。

※提出いただいた確認書類は、申出があれば、確認後返還します。 
(記載例:会社で作成した資料等)
本人との契約内容と相違ありません。
平成○年○月○日 ○○会社 代表取締役 氏名 印(※記名押印)
手数料(1通につき)
    住民票・・・・・200円
    戸籍附票・・・200円

    住民票申請書(債権窓口用) [PDFファイル/113KB]
    住民票申請書(債権郵送用) [PDFファイル/137KB]
    戸籍謄本等交付申請書(債権窓口用) [PDFファイル/114KB]
    戸籍謄本等交付申請書(債権郵送用) [PDFファイル/140KB]
    委任状(債権用) [PDFファイル/66KB]

(2)戸籍謄抄本などの請求の場合について

     必要書類     

                  備考

[1] 請求書

《請求書に記載が必要な事項》
ア 事業所の所在地、会社名、代表者氏名(支店からの請求の場合は支店長の氏名)、社員が請求する場合は所属及び担当者氏名
イ 社印または代表者印
ウ 対象となる方の氏名(及び生年月日)、本籍、筆頭者名
エ 請求理由(債務者死亡による相続人確認など)

[2] 法人の代表者資格を証する書面(法人登記事項証明または代表者事項証明)※原本提出

※ 法務局に登記されておらず、県や国の機関から認可を受けている団体については、その機関から「認可を受けている旨の証明書」又は「印鑑証明書」等、請求機関の名称、所在地及び代表者名がわかる書類を提出してください。(※原本提出)

[3] 社員証、職員証、在籍証明書または、代表者から窓口に来庁する方への委任状
※ 社員等が来庁する場合に必要です。(代表者が来庁する場合は不要です。)

[4] 窓口に来庁する方の本人確認書類

運転免許証、健康保険証、住民基本台帳カード(写真有)などを提示してください。

[5] 疎明資料

・債務者と貴社との関係がわかる契約書の写しで契約者の自署が確認できるものなど
・住民票除票の写し等で死亡確認できるもの
※ 債務者と貴社との関係がわかる疎明資料で、契約書ではなく会社で作成した資料等(個人契約内容データベースの画面コピーなど)につきましては、下記のように原本と相違ない旨を記載したものを提出してください。

(記載例:会社で作成した資料等)
本人との契約内容と相違ありません。
平成○年○月○日 ○○会社 代表取締役 氏名 印 (※記名押印)
 
手数料(1通につき)
全部事項証明(戸籍謄本)・・・450円
個人事項証明(戸籍抄本)・・・450円
改製原戸籍謄本(抄本)・・・・・750円
除籍謄本(抄本)・・・・・・・・・・・750円 

戸籍謄本等交付申請書(債権窓口用) [PDFファイル/114KB]
戸籍謄本等交付申請書(債権郵送用) [PDFファイル/140KB]
委任状(債権用) [PDFファイル/66KB]

注意事項

戸籍の改製について

山陽小野田市では、戸籍と附票を平成19年5月26日付けで改製しています。戸籍については、改製日前に除籍になった方の記載が、また、附票については、改正前の住所の履歴が記載移記されないため、どのような記載の戸籍または附票が必要なのか、詳しく記入していただきますようお願いします。

郵送で請求の際に同封するもの

  • 上記記載(1)または(2)の請求に際しての必要書類
  • 送付先確認書類
    請求いただいた法人に確実に返送するため、下記のうちいずれか1点を必ず同封ください。名刺は送付先確認書類としては認められません。
    • 法人の本店・支店・事務所(送付先)の所在地の記載のある社員証
    • 送付先住所の記載されている事業所一覧
    • 送付先住所の記載されているパンフレット
    • 法人登記事項証明など
    • ホームページに掲載されている事業所一覧の画面印刷 
  • 手数料(郵便小為替又は現金書留)
  • 返信用封筒(返信先記載のもの)
  • 返信用切手(通常は80円、速達の時は350円、重さにより郵送料が変わりますので、必要部数が多い場合は、あらかじめ切手を貼らずに多めに同封してください。)

 

郵送で請求される場合の送付先

    〒756-8601
    山口県山陽小野田市日の出一丁目1番1号
    山陽小野田市役所市民課住民係
    Tel:0836-82-1140・1145

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