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本人通知制度説明

「住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度」について

 この制度は、事前に登録した人に係る住民票の写しなどを代理人や第三者による請求に基づいて交付したときに、本人にその事実を郵送でお知らせするものです。

 住民票の写しなどの交付事実を通知することにより、その請求が不正であった場合の早期発見、個人情報の不正使用防止や事実関係の早期究明が可能になります。

 また、本制度を実施することにより、不正請求発覚の可能性が高まることから、不正請求を抑止する効果が期待されます。

○事前登録対象者

 山陽小野田市に住民登録をしている人または本籍がある人

○事前登録に必要なもの

 ・窓口に来る人の本人確認書類(運転免許証、旅券、住民基本台帳カードなど)

 ・代理人の場合は委任状

 ・法定代理人の場合は戸籍謄本などの資格を証明する書類

○通知内容

 事前登録をした人に係る住民票の写しなどを本人の代理人及び第三者に交付した事実のみを通知します。

<通知の対象となる書類>

 ・住民票の写し(除票、改製原を含む)

 ・住民票記載事項証明書

 ・戸籍謄本及び戸籍抄本(除籍、改製原を含む)

 ・戸籍記載事項証明書

 ・戸籍附票の写し(除籍、改製原を含む)

○交付事実証明書

 交付した事実の証明が必要な場合は、交付事実証明書交付申請書に郵送された交付通知書と本人確認書類を添えて申請してください。なお、交付事実証明書で証明する内容は、交付日、交付種別、交付枚数、代理人請求により交付した場合は、代理人の住所・氏名です。証明書発行手数料は200円です。

山陽小野田市住民票の写し等交付事実証明書交付申請書(PDFファイル)

委任状(交付事実証明書)(PDFファイル)

 

 ○手続きの流れ

事前登録

第三者・代理

人からの請求

登録者への

通   知

証明書の交付

(希望する方のみ)

市役所市民課で事前に登録します。

第三者・代理人から請求があれば、内容を審査のうえ、住民票の写し等を交付します。

登録者に交付した事実を通知します。

交付した事実の証明が必要であれば、申請により交付事実証明書を交付します。

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